Un sistema de control de presència és una solució informàtica que ens permet disposar d’informació a nivell productiu dels treballadors d’una empresa en format digital. Ens detalla les hores treballades i les hores d'incontrol o no productives.
Del concepte d’hores treballades, entenem el temps total de l’operari que ha estat dins la jornada laboral i que podem diferenciar entre un temps real verídic (marcatges) i un temps teòric pactat entre l’empresari i l’empleat (calendaris).
El control de presència indica la càrrega de treball d'una empresa, on es destinen els recursos humans, absentisme i hores extres...
Respecte les hores no controlades entenem que són les hores no productives dins la jornada laboral, com pot ser temps d’esmorzar, assumptes propis, descans… Cada concepte diferent d’aquest temps d’incontrol, l’anomenarem incidència.
La funcionalitat d’un control de presència és donar l’empresari el coneixement exacte de com funciona la seva càrrega de treball: on es destinen els recursos humans, quin temps no productiu tenen els empleats, saber si l'absentisme és molt elevat, quin és el volum d'hores extres... Així com l’ajut per corregir desviacions derivades dels costos no productius i en conseqüència un estalvi de diners.
Alguns exemples:
- El temps de generació d’informes per càlcul d’hores es ràpid estalviant temps a l'equip administratiu
- Mitjançant informes (fins i tot via email), es poden demostrar faltes injustificades al mateix empleat
- Obtenir analítiques dels costos en hores per empleat o agrupats en diferents departaments i així poder corregir desviacions més ajustades segons el mercat laboral actual per ser més competitius envers la competència
- Determinar el nombre d’empleats que es troben dins l’empresa per raons de seguretat
- Control de costos de les nòmines per les hores extres envers un recàlcul manual
La seva implantació
L'implantació d’un control de presència suposa un ràpid retorn de la inversió (ROI), pràcticament des del mateix moment en què es posa en marxa. Els seus beneficis es multipliquen quan el sistema de presència pot ser integrat en un control de producció, traçabilitat... Aquesta combinació de dades presencials amb altres dades de l'empresa poden proporcionar a l'organització una imatge més clara del seu funcionament i així millorar la seva eficiència i productivitat.
Si bé reduir costos és una raó suficient com per adquirir un sistema de control de presència, es fa necessari identificar quin són els punts més febles on els empleats poden aportar un increment en la productivitat.
L'implantació d’un control de presència suposa un ràpid retorn de la inversió (ROI), pràcticament des del mateix moment en que es posa en marxa. Els seus beneficis es multipliquen quan el sistema de presència pot ser integrat en un control de producció
Exemples:
- Tenir un empleat menys en una zona de càrrega/descàrrega del magatzem, pot afectar al temps d’entrega d’un producte? Per tant, quin seria el grau de satisfacció dels clients?
- Tenim més empleats en el departament X que en el departament Y?, I si el departament Y es més rellevant? Des del punt de vista estratègic aquest concepte es important
- Una delegació produeix els mateixos resultats amb menys treballadors?
- Pot un empleat amb poca experiència realitzar les mateixes tasques que un empleat amb molta més experiència però amb un preu hora més elevat?
Amb aquests exemples podem preguntar-nos quin són els punts a millorar des del punt de vista productiu d’una empresa utilitzant el control de presència conjuntament amb altres controls informatitzats que l'empresa pot disposar.
Quins sistemes trobem al mercat?
Per la recollida de marcatges, podem optar per dispositius amb diferents tecnologies o una combinació d'elles:
Targeta de proximitat: Aquesta tecnologia funciona a l'apropar una targeta al dispositiu sense que tingui cap contacte. És un sistema que treballa amb una freqüència de 125 KHz.
A favor: Ens proporciona una seguretat en la lectura del 100%. És molt econòmica. Temps de lectura molt ràpid.
En contra: És un tecnologia que permet falsejar un empleat passant-se la targeta entre els diferents usuaris. És necessari el reposicionament de les targetes en cas de pèrdua.
Biometria dactilar: És una de les tecnologies més utilitzades. Cada vegada més, van millorant els algoritmes de reconeixement i els seus preus van a la baixa, tot i que dispositius molt econòmics acaben sent més cars pel mal funcionament; cal anar en compte. De dispositius biomètrics dactilars existeixen dos tipus, els òptics, més estesos i més duradors; i els capacitatius, més delicats però menys sensibles a les empremtes humides.
A favor: No es poden falsejar. Ens permet relacionar un empleat amb qualsevol dels dits de les dues mans (relació 1:N). Temps de lectura de l'ordre de 0,5 a 1 segon.
En contra: Hi ha sectors on la biometria dactilar dóna molts errors de lectura com per exemple les fusteries, laboratoris on toquen productes químics, dones de la neteja, llocs on poden tenir els dits molt humits... Les edats inferiors a 13 anys i superiors a 60, com a mitjana poden produir lectures incorrectes. Normalment es considera que un 2% de la població no pot fer ús d’aquesta tecnologia. Llum ultraviolada directa (sol) afecta negativament.
Biometria vascular: Es tracta de la creació d'una imatge de la part central d'un dit, on uns sensors són capaços de crear una imatge intravenosa. Aquest patró vascular (seqüència numèrica) és una característica interna de manera que no l'afecta que el dit estigui danyat o erosionat.
A favor: S’utilitza en casos on la biometria dactilar no funciona correctament. No dóna lectures falses. Temps de lectura d'un segon.
En contra: Preus elevats. Persones amb problemes de circulació sanguínia pot donar lectures incorrectes. Llum ultraviolada directa (sol) afecta negativament.
Biometria facial: Un dels dispositius més novedosos gràcies als avenços de les noves tecnologies, es el reconeixement facial. Aporta una imatge d’empresa avantguardista. Aquesta tecnologia funciona per fotografia, contrastant punts estratègics de la cara (des del llavi superior fins a la cella) amb la mostra obtinguda al donar d’alta un empleat.
A favor: És el dispositiu amb la relació qualitat/preu més recomanada. Té una marge d’error del 0,0001% i realitza lectures de cara en menys de mig segon. Funciona perfectament en la foscor. No té problemes en persones bessones, o que utilitzen ulleres...
En contra: És molt sensible a la llum directa o indirecta ultraviolada, bàsicament del sol.
Normalment la tecnologia de lectura de targetes s’inclou també en els diferents dispositius biomètrics per donar un 100% de fiabilitat de lectura al sistema.
És molt important analitzar les característiques de l’empresa abans d’implantar un control de presència doncs si s’aplica una tecnologia inadequada, pot provocar el fracàs del sistema que s’intenta implantar.
Lluís Brucet
Director Comercial
